Commencez par le problème observable
« Il nous faut un tableau de bord » décrit une solution possible. « Nous cherchons chaque semaine les mêmes informations dans trois fichiers » décrit un problème à comprendre. Notez un exemple concret, les personnes impliquées et les conséquences sur le travail.
Les informations à rassembler
- L’objectif : ce que vous souhaitez rendre plus simple, plus fiable ou plus accessible.
- Les utilisateurs : les personnes qui consultent, créent, valident ou administrent les informations.
- Le processus actuel : les étapes, les outils et les exceptions rencontrées.
- Les données : leur provenance, les formats disponibles et les informations sensibles éventuelles.
- Les connexions : les logiciels à relier et les accès disponibles à leurs interfaces.
- Les priorités : les fonctions indispensables et celles qui peuvent attendre.
- Les contraintes : budget envisagé, échéances, appareils et exigences internes.
Un exemple de besoin bien formulé
Notre équipe saisit les demandes dans un fichier partagé, puis recopie les informations pour préparer les documents. Nous souhaitons centraliser les demandes, suivre leur statut et éviter la double saisie.
Cet exemple est illustratif. Il donne assez de contexte pour discuter des utilisateurs, des règles de validation et des documents sans prétendre décrire un projet client.
Définissez comment vérifier le résultat
Choisissez des scénarios réels : créer un dossier, corriger une information, valider une demande, exporter un document. Si vous disposez d’une mesure de départ, elle peut aider à comparer le fonctionnement actuel et le résultat obtenu. Évitez d’annoncer des gains avant de les avoir observés.
Ce qui fait varier un devis
Le nombre d’écrans ne résume pas le travail. Les règles métier, les permissions, la migration des données, les intégrations et les exigences d’exploitation influencent aussi le périmètre. Clarifier ces éléments tôt permet d’obtenir une proposition plus précise.
La prochaine étape
Présentez vos exemples et vos priorités lors d’une première discussion. L’objectif est de vérifier ce qui peut être réutilisé, ce qui doit être développé et ce qui mérite d’être validé avant de s’engager plus loin.